modalités et conditions

Conditions de location VanLife MTL et JeepLife MTL

Valide du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2023

DÉPÔT DE SÉCURITÉ

• Un dépôt de sécurité de 2 500$ sera retenu lors de la signature du contrat (jour du départ) et retourné sur votre carte 24 à 48 heures ouvrables après le retour en bon état du véhicule.
• Nous n’acceptons pas les cartes de crédit prépayées ni les cartes de crédit débit.
• Le dépôt de sécurité est nécessaire pour couvrir la franchise en cas d’incident, de négligence de la part du/des conducteurs, et/ou les frais supplémentaires potentiels tels que la détérioration significative des équipements et de l’état du véhicule, le kilométrage supplémentaire non-inclus, les contraventions, le bris ou la perte d’accessoires ainsi que tous autres dommages causés au véhicule.
• Le dépôt de sécurité de tous clients impliqués dans un accident sera retenu (selon les montants maximums indiqués ci-joint) pendant au moins 90 jours ou jusqu’à ce que la demande d’indemnisation soit réglée.
• Un dépôt de sécurité d’un minimum de 5000$ sera retenu pour toutes locations de type corporative ou événementielle et pour les locations de LOKI Basecamp. SVP, contactez un membre de l’équipe VanLife MTL si vous souhaitez recevoir plus d’informations à ce sujet.

CONDUCTEUR

• Tout conducteur doit être âgé de 25 ans et plus lors de la location d’un de nos véhicules.
• Votre location couvre les assurances pour un seul conducteur, si vous souhaitez ajouter un ou plusieurs conducteurs, des frais de 50$ (ouverture de dossier) s’appliqueront par conducteur additionnel, et ce pour la durée totale de la location. Notez qu’il est toutefois possible de combiner : conducteurs supplémentaires et kilométrages supplémentaires, grâce à nos options d’assurances.
• Le conducteur doit détenir un permis de conduire valide pour la durée totale de la location.
• Le(s) permis doit être présenté(s) à l’employé de VanLife MTL le jour du départ, avant la prise de possession du véhicule.
• Pour les clients internationaux, il est recommandé de se procurer un permis de conduire international.
• Seuls les clients inscrits au contrat et couverts par l’assurance seront en mesure de conduire le véhicule loué.

PAIEMENT

• Le paiement complet par carte de crédit est exigé lors de la réservation initiale.
• Tous les paiements sont effectués en dollars canadiens.

DEVISE ET TAUX DE CHANGE

• Tous les prix sont indiqués en dollars canadiens.
• En raison des fluctuations du taux de change, il est possible d’observer de légères variantes entre les montants facturés initialement et les montants remboursés. VanLife MTL ne peut être tenu responsable des variations du taux de change.
• Les remboursements par carte de crédit peuvent prendre jusqu’à 15 jours ouvrables selon votre institution financière. Dans le cas où vous êtes impliqués dans un accident, le remboursement peut prendre jusqu’à 90 jours ouvrables.

PRISE DE POSSESSION DU VÉHICULE

• VanLife MTL se réserve le droit de changer votre heure de départ au besoin. Dans cette éventualité les clients concernés seront contactés par téléphone ou par courriel quelques jours avant la date du départ pour être avisés de la nouvelle heure attribuée.
• Il est important de respecter l’heure de départ sélectionnée lors de votre réservation, ou l’heure de départ attribuée par notre équipe.
• Si vous avez à modifier votre heure de départ, il est obligatoire de contacter VanLife MTL au plus tard 24h avant le départ pour nous aviser.
• Il est possible qu’il y ait un délai d’attente lors de votre départ. L’équipe de VanLife MTL s’efforce de respecter le plus rigoureusement possible l’horaire établi, mais en cas de retard occasionné par des situations hors de notre contrôle (ex : client qui ne se présente à l’heure prévue), l’équipe fonctionnera en mode : Premier arrivé, premier servi. Note : AUCUN départ autorisé avant 9 AM pour des raisons de logistique.
• Noter que lors d’un départ, le temps requis pour signer les documents et fournir toutes les instructions relatives à la location prendra +/- 30 minutes. Assurez-vous d’avoir visionné notre vidéo explicative avant de vous présenter chez VanLife MTL, cela facilitera et accélérera le processus.

PRÉAUTORISATION

• Pour les particuliers sauf les locations de LOKI Basecamp : Lors de votre départ, une préautorisation de 2500 $ sur carte de crédit est exigée.*
• Pour les entreprises et les locations de LOKI Basecamp : Lors de votre départ, une préautorisation de 5000 $ sur carte de crédit est exigée.*

* Pour une réservation de plus de 30 jours, la préautorisation sera renouvelée au 30e jour de location, ainsi que pour toute période de 30 jours subséquente. Également, une photocopie de votre carte de crédit sera effectuée lors de la prise de possession du véhicule afin de pouvoir procéder au renouvellement et sera détruite 48 heures ouvrables après le retour.

PÉRIODE DE LOCATION

• La durée minimum d’une location est de 4 jours en basse saison (15 octobre au 15 juin) et de 7 jours en haute saison (16 juin au 14 octobre). (Le forfait Ski In Ski Out, offert en hiver, est la seule exception à cette règle)
• Il n’y a pas de durée maximale de location. Vous devez toutefois nous contacter pour toute réservation de plus de 120 jours.

RETOUR DU VÉHICULE

• Pour assurer le bon déroulement de toutes les locations, tous les retours devront être faits à l’heure prévue: soit entre 9h et 15h.
• Planifiez votre horaire en tenant compte du trafic, des intempéries, des haltes, etc. Une pénalité de 150$/heure soit 2,50$/minute en cas de retard.
• En cas de retour après 17h00, des frais équivalents à une journée de location seront facturés aux clients.
• Si le véhicule est ramené passé la date prévue au contrat de location, un frais additionnel équivalent à la valeur d’une journée complète de location sera porté à la carte de crédit du locataire par journée de retard, en plus d’une pénalité de 500$ par journée de retard
• Aucun remboursement ne sera émis pour un retour anticipé.
• Votre dernière journée de location est à plein prix peu importe l’heure où vous ramenez la van. Cette règle nous permet, entre autres, de couvrir vos frais de ménage.
• Objets perdus : VanLife MTL n’est pas responsable des objets oubliés dans les vans de location. Sachez toutefois que nous ferons notre possible pour que ces objets retrouvent leur propriétaire! Nous conserverons les items retrouvés dans les vans pour une période d’un mois. Le client sera responsable de venir les chercher à nos bureaux.

HIVER

• Nos vans sont équipées pour l’hiver : pneus d’hiver, balais à neige et grattoir, pelle, traction en acier et câble pour tirer.
• Ceci dit, bien que notre flotte soit équipée de pneus d’hiver, nous vous demandons d’utiliser votre jugement avant de vous aventurer dans des parcs, de plus petites routes et autres endroits à risques.
• Pour ne pas abimer la van et ses équipements en hiver, nous vous demandons de garder le chauffage allumé en permanence à une température minimum de 15°
  * Les clients qui ne respecteront pas cette consigne pourraient endommager gravement le campervan et se voir facturer les réparations.
• Le tuyau d’échappement pour le chauffage est situé près du pneu arrière (côté conducteur). Il est important de s’assurer que celui-ci est déneigé et dégagé en permanence pour éviter les émissions d’essence dans la van. À noter : nos vans sont toutes équipées de détecteurs de monoxyde de carbone.
• Nous vous conseillons de déneiger fréquemment votre panneau solaire pour qu’il continue de recharger vos batteries.

SURCLASSEMENT

• Nous nous réservons le droit de surclasser ou d’attribuer à votre réservation une catégorie similaire ou supérieure de véhicule. Aucun remboursement ne sera effectué dans le cas où un véhicule similaire vous serait attribué.

ASSURANCES

• Nous vous proposons 3 forfaits d’assurances pour bien répondre à vos besoins. Cliquez ici pour choisir le plan idéal à appliquer à votre réservation.
• Une assurance de base est comprise à la location. Nous ne créditons pas celle-ci même si vous avez des assurances externes.

DOMMAGES OU PERTES NON COUVERTS PAR VOTRE ASSURANCE

• Tous les biens de location (support à vélo, BBQ, etc.), l’habitacle arrière (ventilateur de toit, frigo, porte d’armoire, etc.) ainsi que les accessoires extérieurs (pneus*, pare-brise*, panneau solaire, rétroviseur, moteur, etc.) ne sont pas couverts par l’assurance. Si ces derniers sont brisés ou manquants à votre retour, vous serez dans l’obligation de couvrir l’intégralité des frais associés à ces bris ou pertes au prix courant. Soyez prudents!

*Il est possible d’ajouter une assurance couvrant les pneus et le pare-brise à l’aide de notre assurance rehaussée ou optimisée, offerte en extra.

Il se peut que notre équipe découvre des bris sur un véhicule ou sur les accessoires loués même après l’inspection faite à votre retour. Nous vous recommandons fortement de prendre une vidéo de la van (intérieur et extérieur) avant votre départ et à votre retour.

ANNULATIONS

• Annulations faites dans les 30 jours et plus avant le départ : pour toutes annulations de réservations d’une valeur de 2500$ et moins, des frais de 175$ +txs seront retenus lors de votre remboursement. Pour toutes annulations de réservations d’une valeur de 2501$ et plus, des frais de 7% de la valeur totale de la réservation (+ txs) seront retenus lors de votre remboursement.
• Frais de 50% du montant total de la réservation : Annulations faites 30 jours et moins avant la date de départ.
• Aucun remboursement : Annulations faites 7 jours ou moins avant la date de départ.
• Toute demande d’annulation ou modification de location doit être faite par écrit à info@vanlifemtl.com

MODIFICATIONS DE DATES

• Un frais de 15% du montant total de la réservation sera chargé au client pour toutes modifications de dates faites 30 jours et moins avant la date de départ.
  *Les modifications ou reports de dates de réservation faits à la dernière minute entrainent souvent une non-utilisation de la van pendant plusieurs jours (soit la durée de la réservation initiale), ce qui pénalise d’autres clients qui auraient pu la réserver si ces dates avaient été disponibles plus tôt. Nous tentons donc de réduire au maximum ce type de changements.
• Aucune modification de dates possible 7 jours ou moins avant la date de départ.
• Aucun remboursement : Annulations faites 7 jours ou moins avant la date de départ.
• Toute demande d’annulation ou modification de location doit être faite par écrit à info@vanlifemtl.com
• GAGNANT DE CONCOURS : Une fois les dates de voyage sélectionnées, les gagnants de concours ne pourront pas modifier leur réservation. Prenez le temps de bien choisir vos dates! Pour toute annulation, SVP nous informer au minimum 7 jours avant le départ prévu.

ANIMAUX

• Les chiens sont les bienvenus!
• Cependant, des frais additionnels de 150$ vous seront facturés pour la durée de la location pour le nettoyage et les housses fournies (les chiens, ça laisse des traces !).
• Pour tout dommage (banc mâchouillé, mobilier ou plancher grafigné, etc.), le coût de la réparation sera déduit du dépôt de sécurité.
• Maximum de deux chiens par véhicule.
• Ne jamais laisser votre animal seul dans le véhicule avec les fenêtres fermées.

ACCESSOIRES FOURNIS

• La location inclut le matériel nécessaire à la préparation et la cuisson des repas.
• Tous les accessoires perdus ou brisés durant votre location vous seront facturés au prix courant dans leur totalité.
• Les supports à vélo (disponibles en extra) seront installés par notre équipe avant votre départ.
• La manipulation, ainsi que l’installation de votre équipement personnel sont de votre responsabilité pendant toute la durée de votre séjour.

Nous vous demandons de faire attention de ne pas confondre les items appartenant à VanLife MTL avec vos items personnels lorsque vous videz la van à votre retour. Il arrive que certains clients repartent avec du matériel VanLife MTL par erreur. Celui-ci vous sera facturé au prix courant, le cas échéant.

• Pour la liste complète des accessoires inclus avec votre location, cliquez ici.
• Pour la liste complète des accessoires de loisir et de confort disponibles à la carte: cliquez ici.

FUMEURS

• Il est strictement interdit de fumer dans les véhicules.
• Un montant de 250$ vous sera facturé pour le nettoyage du véhicule si nous considérons que vous n’avez pas respecté cette consigne.

AVANT DE PARTIR

• Chaque véhicule sera inspecté par le client et un employé VanLife MTL.

ENTRETIEN ET RESPONSABILITÉ

• Nettoyage – Il est attendu que les clients nous retournent les véhicules dans un état similaire à ce qui leur a été fourni lors de leur départ, c’est-à-dire : une van propre et bien rangée, ce qui comprend le nettoyage de tous les accessoires utilisés, incluant la toilette. Dans le cas contraire, des frais de nettoyage additionnels vous seront facturés.
• Dommages causés aux pneus – VanLife MTL remplace et change régulièrement les pneus de ses vans. Tous nouveaux dommages observés sur les pneus / roues seront la responsabilité du client à moins que vous ayez adhéré au contrat d’assurance rehaussé ou optimisé.
• Dommages sur le pare-brise – tous nouveaux dommages observés sur le pare-brise sont la responsabilité du client, à moins que vous ayez adhéré au contrat d’assurance optimisé.
• Accident et/ou bris majeur sur un véhicule VanLife MTL causés par une négligence du locataire (et/ou du conducteur désigné) – Tout accident ou bris majeur constaté par l’équipe de VanLife MTL ou déclaré par le client avant ou au moment du retour du véhicule sont la responsabilité du client (locataire). Les frais associés à la réparation du véhicule seront communiqués et chargés au client une fois le rapport d’inspection émis.
• Voyages de plus de 5000 km. – Nos véhicules sont loués en parfait état de fonctionnement et sont inspectés régulièrement afin de s’assurer de leur intégrité mécanique et du respect des intervalles d’entretien.
  Lors d’une location longue durée, compte tenu que le véhicule est absent de nos locaux durant une longue période de temps, il est de votre responsabilité de vous assurer que les entretiens soient effectués dans les temps. Un employé de VanLife MTL vous indiquera lors de votre départ à quel kilométrage celui-ci doit être réalisé.
  Ces entretiens ont lieu tous les 10 000 kms et consistent en une vidange de l’huile moteur et un changement de filtres dans un garage agréé.
  Nous vous demandons de conserver la facture afin de pouvoir procéder au remboursement de ces frais lors de la restitution du véhicule.

KILOMÉTRAGE

• Votre réservation inclut 200 km par jour de location (Exemple : une réservation de 4 jours = 800km répartis sur toute la durée de votre location). Cliquez ici pour connaître nos forfaits de kilométrage.
• Le kilométrage excédentaire sera facturé à 0,30$ du kilomètre.
• Les forfaits kilométrage ne sont pas remboursables au moment du retour si vous ne les avez pas utilisés pendant votre voyage.

PASSAGERS

• Lorsque le véhicule est en marche, le nombre de passagers ne peut excéder le nombre de ceintures homologuées.
• Les passagers doivent être attachés à l’aide de leurs ceintures de sécurité en tout temps lorsque le véhicule est en marche.

CLÉS

• En cas de perte de clé, des frais de 450$ seront retenus sur votre dépôt.

CODE DE CONDUITE

• Tout conducteur se doit de respecter le code de sécurité routière.
• Le client est responsable de payer toutes les contraventions qu’il aura reçues durant sa période de location.
• Pour toute contravention impayée, émise durant la période de location du client, celui-ci sera facturé pour les frais imputés, en plus des frais administratifs de 25$.
• En cas d’accident, responsable ou non, le client doit nous contacter le plus rapidement possible pour nous en faire part. Pour un accident non responsable (0%), vous aurez droit à un véhicule de remplacement (voiture ou minivan) fourni par nos assurances dans les 24h suivant l’incident. Dans tous les cas, vous devrez payer la location du véhicule de remplacement et attendre le rapport de l’assureur pour être dédommagé.
• Dans le cas où le véhicule serait hors service ou en état de perte totale, nous ferons de notre mieux pour vous aider à poursuivre votre voyage ou pour rentrer au bercail. Aucun remboursement ne sera émis sur les jours de location perdus.

CINÉMOMÈTRE (Photo Radar)

• Vous devez en tout temps respecter les limites de vitesse.
• Pour toute contravention impayée, émise durant votre période de location, les frais imputés seront facturés à votre carte de crédit. Nous chargerons des frais de 25$ pour la gestion administrative requise.

POSTE DE PÉAGE

• Vous devez payer les frais à chaque poste de péage. Si ce n’est pas fait, nous chargerons les montants à votre carte de crédit en plus des frais de 25$ pour la gestion administrative requise.

REMORQUAGE

• Tous les remorquages sont aux frais du client. Vous êtes tenus de respecter en tout temps le code la route.

ESSENCE

• Pour la majorité des locations, le réservoir d’essence sera plein au départ et devra être retourné au bureau de VanLife MTL avec la même quantité d’essence à la fin du voyage. Dans le cas où le réservoir ne serait pas plein lors du départ, le client devra retourner le véhicule avec la même quantité d’essence que ce qui lui a été fourni avant de quitter pour son voyage. Une pénalité de 50$ en plus du montant total d’un plein d’essence sera chargée à votre carte de crédit si cette condition n’est pas respectée.
• En cas d’oubli, une station-service est à proximité de nos bureaux.

TERRITOIRE

• Frontière Canada/USA – Si votre période de location excède 21 jours aux USA, nous vous demandons lors de votre départ de le signaler à un membre de notre équipe afin d’adapter nos assurances à votre séjour. Si vous ne déclarez pas cette information avant votre départ vous pourriez ne pas être couverts lors de votre voyage, il est donc primordial de nous fournir cette information, aucun surcoût ne sera appliqué à votre réservation.
• Il est permis de circuler sur les chemins publics au Canada et aux États-Unis.
• Aucun Hors-Route n’est permis. Dans le cas où un accident surviendrait dans un lieu ne respectant pas cette règle, les assurances ne couvrent pas les dommages et vous serez tenus de payer la totalité des frais de réparation.
• Il est formellement interdit de:
  • Franchir la frontière du Mexique (en aucun cas).
  • Rouler sur les routes/chemins en gravier.
  • ROUTES HORS LIMITES (interdiction d’emprunter ces routes) :
    • Denali Highway en Alaska
    • McCarthy Road, entre Chitina et McCarthy, en Alaska
    • North Canol Highway au Yukon
    • Dalton Highway (au nord de Livingood)
    • Taylor Highway (Hwy#5) au nord d’Eagle, à partir de la jonction de Top of the World Highway (Hwy#9), Tractor Trail et Taylor Highway (Hwy#5) à l’ouest de Chicken
    • *Il est possible de circuler sur Taylor Highway en direction de Chicken, en Alaska.

ACCIDENT

• En cas d’accident nous vous demandons de penser à votre sécurité en premier.
• En cas d’accident grave, signalez le 911 pour un secours immédiat.
• Si vous avez besoin d’une assistance routière immédiate, veuillez appeler au 1 800 363-4869.
• Un constat à l’amiable se trouve dans votre coffre à gant en cas de besoin.
• Une fois l’état d’urgence traité (peu importe le type d’accident), contactez-nous immédiatement au 514 903-1995 pour nous informer de la situation. Nous vous assisterons au meilleur de nos capacités pour la suite des choses.

Les tarifs de location, les règlements et conditions sont sujets à changement sans préavis.